KI-Automatisierung für kleine Unternehmen
KI-Agenten für E-Mails, Dokumente und Büroarbeit
Für kleine Unternehmen, die wiederkehrende E-Mails, PDFs, Bilder und manuelle Abläufe nicht mehr selbst sortieren wollen. Der Agent bereitet vor — der Mensch prüft und entscheidet.
Keine automatische Versendung. Menschliche Freigabe bleibt Pflicht.
Alle Preise netto zzgl. 20 % USt.
E-Mail-Agent
Dokumenten-Agent
Kleine Automatisierung
n8n Workflows
Human-in-the-loop
Ideal für Dienstleister, kleine Büros, Agenturen, Hausverwaltungen, Handwerksbetriebe und Unternehmen mit wiederkehrenden Anfragen.
Zeitverlust
Was kostet dich manuelle Büroarbeit?
Wenn E-Mails, PDFs, Bilder oder Belege immer wieder manuell gelesen, sortiert und beantwortet werden, geht jeden Monat Zeit verloren. Ein KI-Agent übernimmt die Vorarbeit: erkennen, strukturieren, speichern und vorbereiten — die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Ablauf im Alltag
So arbeiten die Agenten im Alltag
E-Mail, PDF, Bild oder Anfrage kommt rein
Agent erkennt Inhalt, Kontext und nächste Schritte
Entwurf, Ablage oder Zusammenfassung wird vorbereitet
Mensch prüft und entscheidet
Was ich baue
Automatisierungen, die im Alltag wirklich Arbeit rausnehmen.
Klare Systeme für wiederkehrende E-Mails, Dokumente und einzelne Büroprozesse.
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KI-E-Mail-Agent
Eingehende E-Mails erkennen, sortieren und passende Antwortentwürfe vorbereiten. Kein automatisches Senden.
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KI-Dokumenten-Agent
PDFs, Bilder und einfache Dokumente auslesen, speichern, zusammenfassen und später wieder auffindbar machen.
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Kleine Automatisierung
Einen klar abgegrenzten Ablauf mit wenigen Tools automatisieren, damit repetitive Handarbeit verschwindet.
Typische Prozesse
Typische Prozesse, die sich automatisieren lassen
Der Einstieg muss nicht groß sein. Oft reicht ein einzelner wiederkehrender Ablauf, der sauber vorbereitet wird.
Kundenanfrage per E-Mail
Die Anfrage wird erkannt, eingeordnet und ein Antwortentwurf vorbereitet.
PDF oder Bild hochladen
Wichtige Informationen werden ausgelesen, gespeichert und später wieder auffindbar gemacht.
Formularanfrage
Daten werden strukturiert, in eine Tabelle oder Datenbank geschrieben und als Benachrichtigung weitergeleitet.
Dokument gesucht
Der Agent findet gespeicherte Informationen oder liefert eine kurze Zusammenfassung.
Interne Statusfrage
Statt Ordner und Mails zu durchsuchen, wird der aktuelle Stand per Chat abgefragt.
Passende Teams
Für wen ist das sinnvoll?
Am besten funktioniert es bei Unternehmen, die regelmäßig ähnliche Informationen verarbeiten.
Kleine Büros
Wenn E-Mails, Termine und Dokumente an wenigen Personen hängen.
Dienstleister
Wenn viele ähnliche Kundenanfragen, Angebote oder Rückfragen kommen.
Hausverwaltungen & Immobilien
Wenn Anfragen, Dokumente und Statusinfos regelmäßig sortiert werden müssen.
Agenturen & Berater
Wenn Kundenkommunikation, Unterlagen und Follow-ups strukturiert werden sollen.
Handwerks- und Servicebetriebe
Wenn Anfragen, Bilder, PDFs oder Termininfos sauber weiterverarbeitet werden müssen.
Wenn ein Prozess nur einmal im Jahr passiert, lohnt sich Automatisierung meistens nicht. Wenn er jede Woche Zeit frisst, wird es interessant.
Pakete
Drei klare Angebote für den ersten sinnvollen Schritt.
Wähle den Agenten oder Workflow, der zu deinem wiederkehrenden Problem passt.
KI-E-Mail-Agent
1.490 € netto zzgl. 20 % USt.
Für kleine Unternehmen mit wiederkehrenden Kundenmails. Der Agent erkennt Anliegen, sortiert E-Mails und erstellt passende Antwortentwürfe. Nichts wird automatisch versendet.
- bis zu 2 Mailtypen
- E-Mails sortieren und klassifizieren
- Antwortentwürfe statt Auto-Senden
- wichtige Infos speichern
- Test mit Beispielen
- kurze Übergabe
- 50 % Anzahlung bei Start
KI-Dokumenten-Agent
1.490 € netto zzgl. 20 % USt.
Für Unternehmen, die PDFs, Bilder oder einfache Dokumente speichern, auslesen und später per Chat wiederfinden wollen.
- Upload von PDFs oder Bildern
- einfache Texterkennung bzw. Datenauslesung
- automatische Ablage nach Kategorie, Projekt oder Kunde
- kurze Zusammenfassung
- Suche per Chat
- Rückgabe von Infos oder Dokumentenlink
- Test mit Beispieldateien
- kurze Übergabe
- 50 % Anzahlung bei Start
Keine revisionssichere Archivierung, keine komplette Buchhaltung und keine große Alt-Datenmigration enthalten.
Dokumenten-Agent anfragenKleine Automatisierung
790 € netto zzgl. 20 % USt.
Für einen einzelnen klar abgegrenzten Ablauf, der nicht mehr manuell erledigt werden soll.
- 1 klarer Ablauf
- bis zu 2 Tools oder Systeme
- einfache Wenn-Dann-Logik
- Test mit Beispieldaten
- kurze Übergabe
- 50 % Anzahlung bei Start
Beispiele
Automatisierung anfragen
- E-Mails automatisch sortieren
- PDF oder Bild in Ordner speichern
- Formularanfrage in Tabelle schreiben
- Telegram/E-Mail-Benachrichtigung
- einfache Datenextraktion
Einstieg
Unsicher, was bei dir Sinn macht?
Starte mit dem Automation Check.
200 € netto zzgl. 20 % USt.
Wir prüfen einen konkreten Prozess, definieren die beste erste Automatisierung und du bekommst einen klaren Umsetzungsplan. Bei Umsetzung wird der Betrag angerechnet.
- Analyse eines konkreten Prozesses
- 3 Automationsideen
- technische Einschätzung
- Umsetzungsplan
- bei Umsetzung anrechenbar
Schneller Start
Schneller Start ohne Großprojekt
Du musst nicht sofort ein komplettes KI-System beauftragen. Wir starten mit einem klar begrenzten Prozess, testen mit echten Beispielen und erweitern nur, wenn es im Alltag wirklich Sinn macht.
Anfrage schicken
Du beschreibst kurz den Prozess, das Problem und die genutzten Tools.
Kurze Einschätzung
Ich sage dir, ob Automation Check, kleiner Agent oder direkte Umsetzung sinnvoll ist.
Umsetzung mit klarer Grenze
Bei Umsetzungspaketen starten wir mit 50 % Anzahlung und einem klar definierten Umfang.
Erste Rückmeldung normalerweise innerhalb von 24–48 Stunden.
Laufende Betreuung
Care Plans für laufende Betreuung
Damit dein Agent oder Workflow nicht nach der ersten Änderung liegen bleibt.
Care Basic
149 € / Monat netto zzgl. 20 % USt.
Für kleine Systeme, die stabil weiterlaufen sollen.
- monatlicher Funktionscheck
- akute Fehlerbehebung bis 30 Minuten
- kurze Rückfragen
- keine neuen Funktionen
Care Standard
299 € / Monat netto zzgl. 20 % USt.
Für aktive Systeme im Alltag.
- monatlicher Funktionscheck
- Fehlerbehebung bis 1,5 Stunden
- kleine Prompt- oder Mapping-Anpassungen
- Priorität gegenüber Basic
- keine großen neuen Integrationen
Care Plus
499 € / Monat netto zzgl. 20 % USt.
Für Unternehmen, die laufend verbessern wollen.
- bis 3 Stunden Anpassungen oder Fixes pro Monat
- Priorität bei Problemen
- kleine Verbesserungen
- monatlicher Optimierungscheck
- neue große Funktionen separat
Nicht verbrauchte Zeit wird nicht übertragen. Neue Funktionen, zusätzliche Integrationen und größere Umbauten werden separat angeboten.
Custom
Größeres KI-Office-System?
Wenn E-Mail, Dokumente, Kalender, Datenbank, Statuslogik und mehrere Workflows zusammenspielen sollen, wird daraus ein individuelles KI-Office-System.
Typische Custom-Projekte starten ab 2.900 € netto zzgl. 20 % USt.
Der genaue Umfang wird vorab definiert. Keine unbegrenzten Funktionen, keine komplette Buchhaltung und keine automatische externe Kommunikation ohne Freigabe.
- E-Mail + Dokumente + Kalender
- mehrere Workflows
- Datenbank oder Wissensspeicher
- Statusabfragen per Chat
- individuelle Logik und Tests
- laufende Betreuung optional
Sicherheitsprinzip
KI bereitet vor. Der Mensch entscheidet.
Gerade bei Kundendaten, E-Mails, Dokumenten und internen Abläufen ist blinde Vollautomatik oft riskant. Deshalb werden kritische Aktionen als Entwurf, Vorschlag oder Status vorbereitet.
- Keine automatische Versendung von E-Mails ohne menschliche Freigabe
- KI-Ergebnisse müssen vor Verwendung geprüft werden
- Keine Steuer- oder Rechtsberatung
- EU-nahe bzw. datenschutzbewusste Toolauswahl, soweit sinnvoll möglich
Ablauf
Erst Prozess verstehen. Dann automatisieren.
Ein guter Workflow beginnt nicht beim Tool, sondern bei der Frage: Welche Aufgabe frisst regelmäßig Zeit und lässt sich sicher vorbereiten?
Anfrage
Du beschreibst kurz den Prozess, die genutzten Tools und das Ziel.
Einschätzung
Ich prüfe, ob Automatisierung sinnvoll ist und wo menschliche Freigabe bleiben sollte.
Umsetzung
Bei passendem Scope wird der Workflow oder Agent aufgebaut und mit Beispieldaten getestet.
Übergabe
Du bekommst eine kurze Übergabe und klare Grenzen, was enthalten ist und was nicht.
FAQ
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen E-Mail-Agent und Dokumenten-Agent?
Der E-Mail-Agent arbeitet mit eingehenden Nachrichten und Antwortentwürfen. Der Dokumenten-Agent arbeitet mit PDFs, Bildern oder einfachen Dokumenten, speichert Informationen und macht sie später wieder auffindbar.
Was ist nicht im Dokumenten-Agent enthalten?
Keine revisionssichere Archivierung, keine vollständige Buchhaltung, keine große Alt-Datenmigration und keine rechtliche oder steuerliche Prüfung.
Wie startet ein Projekt?
Nach deiner Anfrage klären wir kurz Ziel, Prozess und Tools. Danach bekommst du ein klares Angebot. Umsetzungspakete starten mit 50 % Anzahlung.
Warum keine automatische E-Mail-Versendung?
Weil Kundenkommunikation kontrolliert bleiben soll. Die KI bereitet vor, der Mensch entscheidet.
Ist das DSGVO-konform?
Ich achte auf datenschutzbewusste Umsetzung und Datenminimierung. Eine finale rechtliche Prüfung muss bei Bedarf extern erfolgen. Je nach Projekt können zusätzliche Vereinbarungen nötig sein.
Ist das eine fertige Software?
Nein. Es sind individuell eingerichtete KI-Agenten, Automatisierungen und Workflows für konkrete Prozesse.
Welche Tools werden verwendet?
Das hängt vom Projekt ab. Öffentlich verspreche ich bewusst keine Tool-Bindung, sondern eine passende technische Lösung.
Was kostet laufende Betreuung?
Die Care Plans starten bei 149 € netto zzgl. 20 % USt. pro Monat. Neue Funktionen, zusätzliche Integrationen und größere Umbauten werden separat angeboten.
Kontakt
Welche Aufgabe soll automatisiert werden?
Beschreibe kurz dein Problem. Je konkreter, desto schneller lässt sich einschätzen, ob ein Agent, eine kleine Automatisierung oder zuerst der Automation Check sinnvoll ist.
Kontaktmail: karl.c@schulmeister.pro